Posted in Langkah Kaki HMPF

Organisasi dan Sistem yang Efektif

Apa yang terbayang di otak Anda saat mendengar organisasi? Mungkin Anda akan membayangkan OSIS (bagi siswa sekolah), atau BEM (bagi seorang mahasiswa), atau mungkin tidak terbayang sama sekali? Mmh.. Yaa sudahlah, apapun yang terjadi, di sini akan tetap dijelaskan apa dan siapa organisasi itu, serta bagaimana organisasi mahasiswa yang baik, ideal, dan efektif.

organisasi

Langsung saja ke pembahasan kita, tentang definisi dari organisasi. Organisasi (Yunani: ὄργανονorganon = alat) adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan bersama. Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, organisasi adalah susunan dan aturan dari berbagai-bagai bagian (orang dan sebagainya) sehingga merupakan kesatuan yang teratur. Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut.

  • Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.
  • James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
  • Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
  • Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.

Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup. Akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.

Terdapat dua jenis tujuan dalam organisasi, yaitu:

  1. Visi adalah tujuan jangka panjang yang bersifat idealis. Biasanya visi mengacu pada prinsip dan norma yang terdapat pada lingkungan anggota dan sekitar organisasi tersebut. Sebagai contoh, visi HMPF FKIP UNTAN adalah Menghimpun Mahasiswa Pendidikan Fisika FKIP UNTAN dalam menjalankan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu: 1. Penelitian dan pengembangan ; 2. Pendidikan dan penalaran ; 3. Pengabdian pada masyarakat
  2. Tujuan (goal) jangka pendek. Tujuan jangka pendek ini biasanya merupakan pencapaian yang nyata dengan kriteria-kriteria pencapaian yang terukur (measurable). Misalnya acara Gebyar Fisika yang diselenggarakan oleh HMPF pada bulan Nopember mendatang harus sukses.

Untuk mencapai sebuah tujuan diperlukan sebuah misi. Organisasi yang lebih mementingkan proses dibanding hasil ataupun visi, keanggotaannya umumnya tidak mengikat dan bersifat keluar masuk (contohnya BEM, HMPF). Bila proses sudah dilalui maka keterikatan terhadap organisasi menjadi longgar. Mahasiswa yang sudah menyelesaikan studinya akan cenderung menjaga jarak dari organisasi kemahasiswaan, karena proses tersebut tidak sesuai dengan misi yang saat ini diemban. Mahasiswa yang baru masuk diharapkan dapat menggantikan posisinya.

Sebuah organisasi yang baik harus membuat cetak biru atau strategic vision dari sebuah organisasi. Istilah ini dikenal dengan nama kepemimpinan berkelanjutan (sustainable leadership). Pencapaian yang sudah dilakukan oleh pemimpin sebelumnya hendaknya tidak dilakukan kembali, atau dalam istilah organisasi disebut dengan reinventing the wheel.

Dalam konsep kepemimpinan berkelanjutan, perlu diperhatikan :

1. Cara Penetapan Tujuan/Goal

Cara penetapan tujuan atau goal dilakukan dengan memperhatikan tiga aspek, yaitu parameter sukses yang bisa diukur (measured), variabel-variabel yang tersedia saat ini (existing variable), dan analisis TOWS (threat, oportunity, weakness, dan strength) dari tim yang ada. Contoh parameter terukur adalah acara terlaksana dengan baik apabila dihadiri setidaknya 80% dari target peserta, setiap pembicara hadir, konsumsi tidak bermasalah, jadwal tepat waktu. Variabel yang tersedia saat ini misalnya fasilitas organisasi, keadaan ekonomi target peserta, dan sebagainya. Menurut PT Astra International, konsep SWOT sebaiknya diganti dengan TOWS, karena berimbas pada cara pandang anggota-anggota dalam organisasi. TOWS lebih berorientasi pada pandangan keluar (outwoard) daripada kedalam (inward).

2. Cara Penetapan Visi

Dalam penetapan visi, petunjuk manajerial yang baik akan mengacu pada antisipasi pengembangan masa depan, dalam hal ini forward looking. Mampu melihat prioritas pengembangan dengan mengerjakan sesuatu yang penting tetapi belum mendesak. Penetapan visi dilakukan dengan melihat pencapaian strategis yang memungkinkan untuk dicapai, dan memperhitungkan sumber daya dan lingkungan yang dapat dikontrol, bukan sekedar dimiliki. Contoh sumber daya dapat dikontrol adalah bantuan pihak ketiga, “lawan dan kawan”, serta sumber daya yang dapat dijangkau ke depannya.

Sumber daya manusia adalah objek paling vital dalam sebuah organisasi. Pengembangan manusia di level organisasi kemahasiswaan memegang aspek paling utama. Tingkat pergantian pimpinan yang cepat (kurun waktu satu tahun) memerlukan transfer pengetahuan dan konsep sustainable leadership yang baik. Tanpa konsep yang jelas, arah perkembangan dari organisasi mahasiswa cenderung tidak jelas. Sebagai contoh adalah pola rekrutmen, regenerasi dan suksesi dalam organisasi mahasiswa harus dilakukan dengan jelas. Rekrutmen ditujukan untuk memperbanyak anggota dan simpatisan, regenerasi artinya melakukan transfer atas visi, misi, dan goal, sehingga tim berikutnya selaras dan serasi dengan tim sebelumnya. Regenerasi bersifat mentransfer kemampuan teknis dari tim sebelumnya. Suksesi bertujuan untuk melanjutkan strategic vision dari tim sebelumnya.

Dalam organisasi mahasiswa yang durasi regenerasinya relatif cepat, keanggotaan bukan atas dasar seleksi kemampuan berorganisasi melainkan mendapatkan hak sebagai mahasiswa yang kuliah di program studi/fakultas/universitas tersebut, setidaknya ada beberapa langkah yang diperlukan untuk meningkatkan apresiasi anggota, pengurus, ataupun pemimpin organisasi terhadap goal, mission, dan strategic vision.

Langkah awal rekrutmen anggota dapat dilakukan dengan pengkaderan mahasiswa baru (dalam HMPF dikenal dengan nama PetasAn). Selama pengkaderan, hendaknya tidak terjebak pada sekedar perkenalan anggota lama dan baru, tetapi juga mulai mentransfer strategic vision dan mencari bibit-bibit regenerasi.

Langkah kedua disebut regenerasi, biasanya dilakukan dengan mengikutsertakan dengan sukarela anggota baru atau lama yang potensial yang sudah direkrut. Proses regenerasi bertujuan mentransfer kemampuan teknis seperti teknik negosiasi, pembuatan proposal, dan membuat pertemuan yang efektif. Selain kemampuan teknis, juga dilatih untuk mengembangkan mental/pribadi organisatoris seperti bekerja dalam tim, proaktif, kemampuan curah gagasan, dan mendengarkan aspiras.

Langkah terakhir adalah suksesi, biasanya dilakukan dengan mengadakan pelatihan kepemimpinan. Materi yang disampaikan pada suksesi ini adalah peningkatan kemampuan pribadi seperti mendahulukan yang utama, kemampuan empati, etika berkampanye, dan analisa diri (TOWS). Hal yang menyangkut organisatorial adalah teknik memobilisasi massa, penanganan permasala), dan penegakan penghargaan dan sanksi dalam organisasi.

Dengan runtutan langkah yang sistematis seperti bahasan di atas, dinamika organisasi dapat berlangsung dalam tataran ideal sekaligus realistis. Kepemimpinan berkelanjutan setidaknya dapat diterapkan sebagai upaya pembelajaran mahasiswa selain meraih kemampuan profesionalnya saat menempuh studi di program studi/fakultas/universitas bersangkutan.

Jadi sangat jelas, bahwa sesungguhnya organisasi adalah suatu sistem. Apabila sistem yang dijalankan sudah baik, maka organisasi juga akan ikut berimbas menjadi baik (hukum kesebandingan searah). Saat melakukan suatu pekerjaan dalam organisasi, haruslah mengikuti alur dari sistem yang ada. Setiap tanggung jawab harus diemban dengan sebaik mungkin. Ingat tanggung jawab sendiri, akan tetapi jangan sampai ikut masuk ke dalam tanggung jawab orang lain, karena hal tersebut akan bisa merusak sistem dari organisasi dan akan menimbulkan kekacauan yang bisa berakhir pada konflik dan pertikaian.

Ingat kata-kata bang Arifin saat upgrading pertama HMPF :

“organisasi yang paling sempurna adalah tubuh manusia”

Ingat dan camkan dalam hati dan pikiran kalimat singkat tersebut. Jangan sampai kita (manusia) tidak mampu meniru dan mencontoh tubuh kita yang meiliki sistem organisasi terbaik.

Harapan kita semua, semoga organisasi yang mewadahi kita saat ini bisa menjadi suatu wadah yang benar-benar bisa menaungi dan melindungi kepentingan kita.

SALAM MAHASISWA….!!!!

HMPF.. KAMI BANGGAA..

FISIKA.. LUAR BIASAA..

Penulis:

Organisasi mahasiswa program studi Pendidikan Fisika FKIP Universitas Tanjungpura, Pontianak, Kalbar.

4 thoughts on “Organisasi dan Sistem yang Efektif

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s